Nguyên tắc nhập kho
Trong cùng một ngày, nếu nhập cùng một loại thực phẩm với cùng đơn giá, thầy/cô chỉ nhập một lần duy nhất vào phần mềm. Trường hợp đã nhập rồi mà cần nhập thêm lượng trong cùng ngày đó, thầy/cô có thể vào chỉnh sửa lại số lượng đã nhập.
VD: Vào lúc 9h sáng ngày 26/06, thầy/cô đã nhập 50kg gạo tẻ với đơn giá 19.000đ/kg. Đến chiều cùng ngày, nếu cần mua thêm 50kg gạo cùng đơn giá, thì trên phần mềm thầy/cô chỉ cần sửa số lượng gạo từ 50 thành 100
Lưu ý: Trường hợp nhập nhiều lần một thực phẩm giống nhau trong cùng ngày, phần mềm sẽ tự động ghi đè và chỉ lưu thông tin của lần nhập sau cùng.
Có 2 cách nhập kho vào phần mềm:
- Cách 1: thêm một thực phẩm mới vào kho (dùng nút nhập kho) -> nhập tên, đơn giá, số lượng cho thực phẩm
- Cách 2: nhập thêm số lượng cho thực phẩm đã có trong kho
Cách phần mềm hiển thị dữ liệu thực phẩm trong kho
Mỗi loại thực phẩm sẽ có thể có một hoặc nhiều đơn giá khác nhau do mua ở nhiều thời điểm khác nhau:
- Nếu thực phẩm chỉ có một đơn giá, trong Quản lý kho chỉ hiển thị 1 dòng và đầy đủ thông tin
- Nếu thực phẩm có nhiều hơn một đơn giá, phần mềm sẽ hiển thị theo nhóm, thầy/cô có thể bấm vào dấu cộng để xem tất cả thông tin của thực phẩm đó.
Nguyên tắc xuất kho
Phần mềm chỉ có thể xuất kho khi thầy/cô Lưu sổ tính tiền ăn trong ngày và cách duy nhất để xoá dữ liệu xuất kho của một ngày là xoá STTA trong ngày đó
Khi thầy/cô có chỉnh sửa/ thêm mới lượng thực phẩm trong kho hoặc xóa sổ tính tiền ăn trong một ngày, phần mềm sẽ tự động tính toán lại kho để cập nhật lại thông tin nhập - xuất - tồn kho đúng với hiện tại.
Ở giao diện xem tổng quan Quản lý kho, phần mềm chỉ hiển thị thông tin xuất kho và tồn kho đến ngày hiện tại để khớp với thông tin kho thực tế ở trường
Thứ tự ưu tiên trong kho
Kho sẽ hoạt động theo FIFO (nhập trước xuất trước) nên trường hợp trong kho thực phẩm có 2 đơn giá và đều còn tồn kho, thì khi lên thực đơn phần mềm sẽ ưu tiên lấy theo đơn giá có ngày nhập cũ hơn. Nếu số lượng thực phẩm ngày cũ không đủ với lượng cần sử dụng trong ngày, phần mềm sẽ lấy hết lượng cũ và thêm 1 phần của lượng mới. Để thầy/cô dễ quản lý và theo dõi đơn giá khi lên thực đơn và tính tiền, phần mềm hiển thị như sau:
- Ở Lên thực đơn và Điều chỉnh thực đơn sẽ hỗ trợ hiển thị thực phẩm theo đơn giá trung bình ((đơn giá cũ * Số lượng cũ + đơn giá mới * Số lượng mới) / Tổng số lượng) với mục đích hiển thị thực phẩm chỉ 1 dòng để thầy/cô dễ cân đối và theo dõi khi lên thực đơn
- Ở Phiếu kê chợ, Sổ tính tiền ăn sẽ hiển thị đúng nguyên tắc xuất kho với 2 dòng: dòng 1 xuất hết đơn giá cũ với số lượng cũ và dòng 2 xuất đơn giá mới với số lượng mới cần dùng trong ngày
Trường hợp tồn kho trong hệ thống không đủ số lượng theo nhu cầu cần sử dụng của ngày hôm đó khi Lưu sổ tính tiền ăn phần mềm sẽ cho xuất kho âm. Ngày hôm sau thầy/cô có thể nhập thêm thực phẩm kho để bù lại phần âm
Lưu ý quan trọng: Thông tin kho được lưu theo năm học nên đến thời điểm chuyển giao từ năm học cũ sang năm học mới, phần mềm sẽ lưu lại kho năm cũ, sau đó giao diện Quản lý kho sẽ được làm mới, hiển thị trống thông tin để thầy/cô làm lại kho cho năm mới